Первый белорусский банк полностью перешел на внутренний электронный документооборот

Банк Дабрабыт первым среди белорусских банков полностью перешел на внутренний электронный документооборот. Отказаться от бумажных носителей при создании и передаче в архив распорядительных документов удалось благодаря внедрению системы ISIDA DMS при поддержке Национального центра электронных услуг (НЦЭУ).

Внедрением электронных систем документооборота в том или ином виде сегодня занимаются все белорусские банки. Банк Дабрабыт первым сумел реализовать полный цикл, при котором важные внутренние документы, такие как приказы и распоряжения, на всех этапах делопроизводства не имеют бумажного аналога.

Документы создаются на официальном электронном бланке банка с помощью специальной технологии шаблонов. В цифровом виде проходят этап согласования и подписания. Для заверения документов используется электронная цифровая подпись на основе ключей ГосСУОК. Подписанные документы автоматически регистрируются и получают статус официальных. В Национальный архив Республики Беларусь по каналам связи они тоже передаются только в электронном виде. Все операции осуществляются в системе электронного документоборота ISIDA DMS.

Процесс перехода на электронный документоборот в Банке Дабрабыт длился почти год. Наиболее сложным был последний этап проекта, связанный с интеграцией программного обеспечения банка и Национального архива. Осуществить ее помогли специалисты Национального центра электронных услуг. Внедрение самого последнего модуля заняло около 3 месяцев.

«Этого элемента не хватало, чтобы полностью отказаться от бумажных носителей. Внутренние распорядительные документы принимались и исполнялись в электронном виде, но потом их все равно нужно было распечатывать, складывать в коробки и отвозить в архив. В прошлом году таким образом пришлось израсходавать более 2000 листов. Теперь весь цикл закрыт полностью», – пояснили в Банке Дабрабыт.

Переход на внутренний электронный документооборот полного цикла позволил Банку Дабрабыт оптимизировать рабочие процессы, сэкономить время сотрудников, снизить накладные расходы и, конечно же, уменьшить нагрузку на окружающую среду, отказавшись от использования бумаги.